POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
RAZÓN SOCIAL: MOTOBORDA S.A.S.
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CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MOTOBORDA S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será comunicada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
I. OBJETO
En esta política, MOTOBORDA S.A.S (en adelante, también “MOTOBORDA”) establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos de los titulares, sus derechos, las obligaciones de MOTOBORDA S.A.S en calidad de responsable, los canales de atención de consultas y reclamos, los procedimientos para atención de los mismos, y la vigencia de las bases de datos.
II. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 incorporado en el decreto 1074 de 2015 Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
III. ALCANCE
La presente política es aplicable a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de MOTOBORDA S.A.S. incluidas aquellas que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de MOTOBORDA S.A.S con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública. Será también aplicable esta política cuando MOTOBORDA S.A.S actúe en calidad de encargado.
IV. DEFINICIONES
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal mencionada, serán aplicables las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
V. PRINCIPIOS
El tratamiento de los datos personales por parte de MOTOBORDA S.A.S. se desarrollará bajo los siguientes principios:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice MOTOBORDA S.A.S. o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, MOTOBORDA S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Para estos propósitos la obligación de MOTOBORDA S.A.S., será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por MOTOBORDA S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que en MOTOBORDA S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Los titulares de datos personales de acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de MOTOBORDA S.A.S.:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MOTOBORDA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a MOTOBORDA S.A.S. para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización3.
- Ser informado por MOTOBORDA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante MOTOBORDA S.A.S.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.
Derechos de los niños y adolescentes
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
- Responder y respetar el interés superior de los menores
- Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
VII. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, MOTOBORDA S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa verificación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS.
a. Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en MOTOBORDA S.A.S., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales MOTOBORDA S.A.S. garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. - Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad. - Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. - En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. - Las consultas podrán formularse al correo [email protected].
b. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante MOTOBORDA S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a MOTOBORDA S.A.S. al correo electrónico [email protected] o mediante comunicación escrita dirigida al área de servicios al cliente, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no se competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “En proceso” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Petición de actualización y/o rectificación
MOTOBORDA S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
1. El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico [email protected] o en medio físico dirigido al área de servicio al cliente indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
2. MOTOBORDA S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d. Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a MOTOBORDA S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MOTOBORDA S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia MOTOBORDA S.A.S. podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
IX. DEBERES DE MOTOBORDA S.A.S. COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
MOTOBORDA S.A.S. como responsables del Tratamiento reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas naturales y por tanto ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, MOTOBORDA S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de datos personales, MOTOBORDA S.A.S. tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
- Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
- Registrar en la base de datos la leyenda “En proceso” en la forma en que se regula en la ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “Proceso jurídico” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
X. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
MOTOBORDA S.A.S. solicitará al titular de manera previa a la captura del dato, su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, tales como:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
La autorización a MOTOBORDA S.A.S. para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
- El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición MOTOBORDA S.A.S.
- Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado
Medios para otorgar la autorización
MOTOBORDA S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
Prueba de la autorización
MOTOBORDA S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance y adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.
Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a MOTOBORDA S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Este procedimiento se establecerá bajo los mismos medios por los cuales se otorgó.
casos en los cuales MOTOBORDA S.A.S no requiere autorización para el tratamiento de los datos, o para la entrega de los datos que tenga en su poder
- Cuando la información sea solicitada a MOTOBORDA por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
- Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
- En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
- Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas o que repose en registros públicos debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
XI. CASOS EN LOS CUALES MOTOBORDA S.A.S NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS, O PARA LA ENTREGA DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER
- Cuando la información sea solicitada a MOTOBORDA por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
- Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
- En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
- Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas o que repose en registros públicos debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.
XII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Los datos personales de clientes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual MOTOBORDA S.A.S. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, serán tratados en el marco normativo que regula la materia y en virtud de su condición de Empresa Comercial, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión empresarial.
Estos datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
- Desarrollar la misión de MOTOBORDA S.A.S. conforme a sus estatutos.
- Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Sociedades de origen privado, incluyendo pero sin limitarse a cualquier requerimiento de las entidades encargadas de la Vigilancia y Control.
- Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados actuales, ex empleados, y candidatos a futuro empleo.
- Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
- Realización de pruebas de conocimiento, psicológicas y/o técnicas a los empleados y/o personas en proceso de selección.
- Ejecución de programas de formación y capacitación.
- Emisión y validación de referencias laborales y/o comerciales
- Creación de “usuarios”, cuando ello fuere necesario para el funcionamiento de aplicativos o similares
- Registrar la información de empleados y ex empleados en las bases de datos de MOTOBORDA S.A.S.
- Realizar encuestas relacionadas con los bienes comercializados o servicios prestados por MOTOBORDA S.A.S.
- Desarrollar la relación comercial existente con sus clientes, empleados y proveedores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
- Proveer los productos y/o servicios requeridos por los clientes.
- Evaluar la calidad de los productos y servicios.
- Informar sobre nuevos productos o sobre cambios en los mismos.
- Realizar estudios internos sobre hábitos de compra de los clientes.
- Ejecución de actividades de mercadeo y publicidad relacionadas con el objeto social de MOTOBORDA S.A.S, así como los demás programas y eventos organizados por MOTOBORDA S.AS o en los cuales MOTOBORDA S.A.S tenga algún interés.
- Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MOTOBORDA S.A.S. y/o por terceras persona.
- Atención y trámite de requerimientos, quejas y reclamos.
- Almacenamiento de información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia.
- Adopción de medidas de control y seguridad sobre las diferentes instalaciones, bienes o activos de MOTOBORDA S.A.S.
- Utilización de la imagen personal y/o videos donde aparezca la imagen personal del titular, capturada por MOTOBORDA en toda su infraestructura, así como en los eventos que se realicen por parte de la compañía.
- 23 Suministro de información personal a terceros para la ejecución de las relaciones contractuales de MOTOBORDA S.A.S. Respecto de los datos recolectados directamente en las áreas de vigilancia y de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MOTOBORDA S.A.S. y del centro Empresarial Barichara, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MOTOBORDA S.A.S. y de las empresas establecidas en el Centro Empresarial Barichara, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Respecto de los datos recolectados directamente en las áreas de vigilancia y de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MOTOBORDA S.A.S. y del centro Empresarial Barichara, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de MOTOBORDA S.A.S. y de las empresas establecidas en el Centro Empresarial Barichara, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Tratamiento de los Datos sensibles
Para el caso de datos personales sensibles, MOTOBORDA S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
- El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
Tratamiento de los datos de menores de edad
MOTOBORDA S.A.S procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad.
Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación.
Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de MOTOBORDA S.A.S o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes MOTOBORDA S.A.S facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
En virtud de lo anterior MOTOBORDA S.A.S sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.
XIII. AVISO DE PRIVACIDAD
MOTOBORDA S.A.S. pondrá a disposición del titular del dato mediante documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, la información concerniente a la existencia de estas políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
- La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
- Los derechos del titular
- Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
- El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
XIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, MOTOBORDA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
XV. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE MOTOBORDA S.A.S.
En cumplimiento de la misión y visión de MOTOBORDA S.A.S., y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con MOTOBORDA S.A.S., ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con MOTOBORDA S.A.S.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, MOTOBORDA S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con MOTOBORDA S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe MOTOBORDA S.A.S., no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
MOTOBORDA S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales, civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
XVI. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA
Los Datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado (salvo que se solicite y exista un deber legal de conservarlos). Las bases de datos de MOTOBORDA S.A.S tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista la compañía y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años. La presente versión de esta política rige a partir de la fecha de su publicación.
Cualquier modificación que sea efectuada a esta política será publicada en la misma forma que la política inicial.
Andrés Munera Sanín
Representante Legal